Krönika av Mikael Viotti, vd Hantverksdata
När jag jobbade på Målarmästarna i början av 2000-talet så sålde jag förtryckta papperslappar med uppgifter om det utförda jobbet. De lämnades in på kontoret och uppgifterna på lappen registrerades.
Steget mellan den förtryckta lappen och mobilappen är inte så långt som man kan tro. De är båda verktyg för administration. Och inget verktyg är en universallösning. I händerna på en klåpare blir det i alla fall inte bra. Ett extremt välorganiserat hantverksföretag skulle klara sig utmärkt med ett pappersbaserat system. Det handlar om rutiner, inte teknik för teknikens skull. Fast det är klart. Det extremt välorganiserade hantverksföretaget skulle inte välja ett papperssystem. För idag finns det digitala verktyg som är till för att göra så att administrationen fungerar ännu smidigare.
Så den viktigaste frågan är inte: ”Vilka verktyg behöver jag för att utföra de här uppgifterna?” Utan snarare: ”Om jag ska effektivisera och organisera hela min verksamhet – vilka verktyg behöver jag?”
Man behöver kort sagt göra en förstudie. Och rygga inte tillbaka inför ordet förstudie! Är ni ett snickeri med tre anställda? Då kan en förmiddag räcka. Är ni å andra sidan 400 anställda på fem orter är startsträckan längre. Men det handlar i grunden om samma sak: Att identifiera era unika behov av administrativa rutiner. Var någonstans haltar det? Speglas allt som händer i verksamheten i fakturering, projektplanering, lönehantering och redovisning? Måste något registreras på fler ställen? Var har ni koll och var har ni inte koll? Skapa er en bild av helheten, innan ni skaffar en lösning.
Vi på Hantverksdata märker av digitaliseringstrenden. I december anslöt vi rekordmånga nya kunder till Entré Office, vår plattform framtagen för små- och medelstora företag. För den yngre generationen som kommer ut på arbetsmarknaden idag är digitala verktyg en självklarhet. Mobiliteten är också en drivande faktor. Ett knapptryck på paddan eller mobilen och timmar, material och dokumentation registreras i systemet, och fakturor, projekt och lönespecar visar korrekt information.
En enhetlig lösning där de olika delarna kommunicerar, så att inget faller mellan stolarna, är därför av central betydelse. Våra system är branschutvecklade vilket innebär att de har sin utgångspunkt i hantverksföretagets verklighet. Alla våra användare är hantverkare och så har det varit sedan 1971. Om vi behöver implementera en viktig funktion så är de snabba att tala om det för oss. Våra användare är våra utvecklares viktigaste resurs.
Du måste inte vara digitaliserad. Använd papperslappar om du vill! Men vi tror att det blir lättare, och framförallt går mycket snabbare, om du tar hjälp av oss.
Mikael Viotti, vd Hantverksdata
Krönika som PDF >>