Så säkrar du spårbarhet från första inköp till sista faktura

I större installationsprojekt sker mycket parallellt: inköp, underentreprenörer, egen personal, material på avrop och transporter som löper i takt med tidplanen. Att hålla ihop allt är en konst – men också en förutsättning för att säkra marginalen. De flesta större företag har redan system på plats, men frågan är: har du full spårbarhet – i realtid – från inköp till uppföljning? Och kan du agera snabbt när kostnaderna börjar dra iväg?

På Hantverksdata har vi arbetat nära installationsbranschen i över 50 år, och genom åren har vi sett vad som särskiljer företag som har koll – från de som halkar efter. Oavsett tekniknivå är det vissa områden som återkommer: inköp, uppföljning, koppling mellan projekt och ekonomi, och tydliga beslutsvägar.

5 områden att se över för att säkra spårbarheten

Följ projektekonomin i realtid - inte i efterhand
Kostnader som uppdateras i efterhand ger begränsade möjligheter att agera. Med ett system som uppdaterar ekonomi och projektstatus i realtid kan du justera kursen medan projektet pågår, inte först efter att sluträkningen är klar.
Varje utgift måste ha en tydlig koppling
Se till att alla på företaget får in rutinen att registrera utlägg, ÄTA och övriga projektkostnader direkt. När siffrorna uppdateras i realtid kan du justera budgeten i tid, istället för att upptäcka avvikelser i efterhand. Det är också avgörande för trovärdigheten gentemot kund: varje kostnad ska ha en tydlig koppling och ett syfte, så att det inte uppstår frågetecken vid slutfaktureringen.
Projektekonomin börjar med inköpet
För att få rätt beslutsunderlag räcker det inte med en bra kalkyl. Du behöver också se när inköpen sker, till vilket pris, för vilket projekt – och hur det påverkar den totala lönsamheten. I rätt system är detta inte en manuell rapport, det är ögonblicksbilden du ser varje dag.
Effektivare flöden med rätt personer på rätt plats
I takt med att fler får mandat att göra inköp och registrera tid eller kostnader ökar behovet av struktur. Men det får inte bli ett hinder i vardagen. Ett bra affärssystem skapar kontroll utan att bromsa upp arbetet, och gör det enkelt att följa upp vad som godkänts, av vem och när.
Utbilda och involvera personalen
Ekonomisk kontroll sitter inte bara i systemet – den sitter i människorna som använder det. Genom att utbilda och involvera medarbetarna i projektets ekonomiska ramar, rutiner och beslutsvägar får du bättre följsamhet, färre missar och en starkare förståelse för varför vissa saker måste göras på ett visst sätt. När montörer, arbetsledare och inköpare vet vad som påverkar marginalen, blir de också en aktiv del i att stärka den.

En investering som ger tillbaka

Ju större företaget blir, desto viktigare blir spårbarhet. Det handlar inte bara om att samla data – utan om att kunna följa varje kostnad, varje beslut och varje förändring genom hela projektets livscykel. För att lyckas krävs ett systemstöd som matchar verkligheten i installationsbranschen, där projekten är komplexa och marginalerna ofta pressade.

Med Entré får du ett affärssystem anpassat för större installationsföretag, där varje händelse – från första inköpet till sista fakturan – är spårbar, kopplad och möjlig att följa upp. Du får stöd för hela projektets ekonomi, tydliga attestflöden, integrationer med ekonomi och lön, körjournaler och utlägg – allt samlat i ett system där fält och kontor arbetar i samma flöde.

Vi vet också att ett system bara är så bra som det används. Därför ser vi till att din personal förstår funktionerna, flödena och nyttan – så att ni kan komma igång snabbt och jobba smart från dag ett.