Svenska Elbyrån: Från splittrade system till ett och samma flöde

Det är inte ovanligt att ett installationsföretag jonglerar mellan flera olika system för att hålla ordning på jobb, tid och pengar. Svenska Elbyrån var inget undantag, tills de bestämde sig för att samla allt under ett tak.

Det var ingen dramatisk kris som drev förändringen. Snarare en insikt om att det fanns ett smartare sätt att jobba. Lars Frick kom till Svenska Elbyrån som ekonomiansvarig med god systemvana i bagaget. Länge fungerade upplägget med flera parallella system som pratade med varandra, mer eller mindre.

Det var hanterbart. Men allt som hände i ett system behövde exporteras och hanteras om i nästa. Det var långt ifrån sömlöst.

Allting bara flyter på

När Svenska Elbyrån 2023 gick med i Comfort-kedjan tog man efter ett år steget fullt ut och valde att samla hela ekonomiflödet i Entré: bokföring, löner, kund- och leverantörsreskontra. Allt på ett ställe, i stället för utspritt i system som kräver handpåläggning för att hålla ihop.

Effekten lät inte vänta på sig

Det som man gör blir automatiskt bokfört. Kör du lönerna så slår det direkt igenom i bokföringen. Allt fungerar mycket mer smärtfritt mellan de olika delarna nu.

Flytten till Comfort öppnade också upp för något annat: via koncernens serverlösning kopplas all bokföring direkt till Comforts bolagsanalys, vilket gav Svenska Elbyrån ett rapportpaket de inte haft tillgång till tidigare.

Det blev en stor fördel för analys och uppföljning. Vi fick helt enkelt bättre koll på verksamheten.

Alla vet vad de ska göra på fältet

Montörerna ute på fältet har ungefär lika stor andel serviceuppdrag som entreprenader. Det är ett upplägg som kräver att informationen når rätt person i rätt tid, och det gör den. Montörerna tidrapporterar och hanterar ordrar via appen. Projektledarna attesterar och fakturerar via webbversionen. Och Lars håller koll på helheten.

Är flödet rätt uppsatt så flyter det på. Vi kan fakturera enkelt till kund, följa upp betalningar och sköta reskontrorna. Allt finns på samma ställe.

En annan sak Lars lyfter fram är vikten av att kunna följa upp betalningar snabbt. I en bransch som pendlat mellan hög- och lågkonjunktur vet han vad det kostar att fakturera utan att sedan hinna följa upp.

Man måste kunna dra i bromsen i tid. Det har vi sett exempel på i branschen, man fakturerar, följer inte upp, och till slut går det inte längre. Bra analysverktyg och snabb betalningsuppföljning är inte en lyx, det är en nödvändighet.

Rådet till andra installationsföretag: samla ihop flödet

Lars är tydlig när han delar med sig av sina erfarenheter till andra som funderar på att byta eller uppgradera sitt affärssystem.

Se noga över er verksamhet och vad ni faktiskt behöver. Jag tror att man i de flesta fall har fördel av att ha allt samlat – ekonomi, orderhantering, löner – i samma system. Det blir effektivare, och man slipper de kopplingar som kan strula när ett system uppdateras och det andra plötsligt slutar fungera.

Skaermavbild_2024_11_04_kl_14_24_30_6a46260726

Han lägger till en sak till:

Se till att det finns en tillgänglig support att vända sig till om något går fel. Verksamheten får inte stanna upp för att man inte kan fakturera. Det är en trygghet vi upplever att vi har.

Om Svenska Elbyrån

Svenska Elbyrån AB grundades 2005 och är ett elinstallationsföretag dryga 70 anställda och verksamhet inom både service och entreprenad i Stockholmsområdet. Sedan 2023 ingår bolaget i Comfort, en rikstäckande installationskedja specialiserad på el, ventilation och VVS. Svenska Elbyrån arbetar i Entré för hela sitt ekonomi- och projektflöde. Från tidsregistrering och orderhantering till bokföring, löner och kund- och leverantörsreskontra.